2 Min. Lesezeit
Es begann mit einem Anruf. Markus Keller, damals Geschäftsführer von die werke, kam vor rund zwei Jahren zu Dominic Bucher, ICT Manager beim Versorgungsunternehmen, und sagte im Grunde nur: Das Papier muss weg. Gemeint war das grosse Archiv der Firma – Ordner, Pläne, Akten, die sich über Jahrzehnte angesammelt hatten, aufbewahrt in einem zweistöckigen Paternoster.
Was als überschaubares Digitalisierungsprojekt gedacht war, wurde zum Ausgangspunkt für etwas deutlich Grösseres.
Der Auftrag: mehr als nur scannen
«Obwohl ich ICT-Leiter bin und nicht Papierspezialist, habe ich die Leitung dieses Projektes sehr gerne übernommen», erinnert sich Dominic Bucher an den Moment, als ihm das Vorhaben übertragen wurde. Schnell war klar: Es reicht nicht, Papier einzuscannen und digital abzulegen. Wenn schon investiert wird, dann richtig – nachvollziehbar und mit klaren Zugriffsberechtigungen.
Also ging Dominic Bucher auf die Suche nach einem Partner, der das ganze Projekt von A bis Z begleiten konnte: von der Inventarisierung über die Bewertung, welche Akten überhaupt noch relevant sind, bis zur eigentlichen Digitalisierung.
Die Partnerwahl: sorgfältig vergleichen
Mehrere Anbieter wurden angefragt. Und genau hier zeigten sich für Dominic Bucher Unterschiede. Manche Offerten blieben aus seiner Sicht eher allgemein und klärten nicht welche Formate überhaupt vorliegen und was das Projekt konkret umfasst. «Man bekommt einen Preis, bevor man sich wirklich im Detail unterhalten hat», beschreibt er diesen Eindruck.
Anders bei koelliker. Christian Burkhalter, der Ansprechpartner, nahm sich Zeit, das Archiv wirklich zu verstehen: Wie sollen die Akten inventarisiert werden? Welches Format eignet sich am besten fürs Scannen? Wie lässt sich systematisch entscheiden, welche Ordner digitalisiert werden und welche nicht?
«Er hat das professionell aufgenommen, aber auch nicht so, als hätte er das noch nie gesehen», sagt Dominic Bucher. Genau dieses Gefühl – ernst genommen und individuell beraten zu werden, statt eine Standardlösung übergestülpt zu bekommen – gab am Ende den Ausschlag für koelliker.
Dazu kamen handfeste Vorteile: ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, die regionale Nähe und die gute Erreichbarkeit des Ansprechspartners. Ein Detail, das zeigt, wie sehr die persönliche Betreuung ins Gewicht fiel: Ein erfahrener Mitarbeiter der werke half mit, den Bestand nochmals kritisch zu sichten. Das Ergebnis: weniger Material musste gescannt werden als ursprünglich geplant – zulasten des Auftragsvolumens für koelliker, aber zugunsten eines sauberen Archivs. Verrechnet wurde am Ende nur, was tatsächlich digitalisiert wurde.
Das Ergebnis: 90 Prozent weniger Papier
Heute sind rund 90 Prozent des ursprünglichen Papierbestands verschwunden – digitalisiert oder, nach sorgfältiger Prüfung, entsorgt. Container um Container mit Aktenmaterial wurden abtransportiert.
Ganz papierlos ist das Unternehmen deswegen noch nicht – einzelne gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Sonderfälle bleiben bestehen. Auch verlief nicht alles reibungslos: Die Integration des digitalen Archivs über Single Sign-on dauerte länger als geplant. Geschäftskritisch war das nach Dominic Buchers Einschätzung aber nicht, und unter dem Strich zieht er ein klares Fazit: Das Projekt sei von Anfang bis Ende sehr gut gelaufen.
Der eigentliche Wert: ein Kulturwandel
Was das Projekt von einem reinen IT-Vorhaben unterscheidet, ist der Anspruch dahinter. Für Markus Keller ging es nie nur ums Aufräumen, sondern darum, die Organisation zukunftsfähig zu machen: bessere Auffindbarkeit von Informationen, mehr Möglichkeiten für ortsunabhängiges Arbeiten, höhere Resilienz in Krisensituationen und nicht zuletzt ein moderneres Arbeitsumfeld, das auch als Arbeitgeber überzeugt.
Dominic Bucher betont dabei einen Punkt, der oft unterschätzt wird: Digitalisierung heisst nicht, alte Arbeitsweisen schlechtzureden. Es geht darum, Mitarbeitende auf dem Weg mitzunehmen, statt sie einfach vor vollendete Tatsachen zu stellen. Genau darum sei die Archiv-Digitalisierung auch nur der erste Schritt gewesen – ein bewusster Einstieg in einen längeren Prozess, in dem als Nächstes weitere Abläufe rund um Beschaffung, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung durchleuchtet und digitalisiert werden sollen.
Fazit: Mehr als nur Effizienz
Aus einem Papierarchiv-Projekt wurde bei die werke versorgung wallisellen ag der Startpunkt für eine umfassendere digitale Transformation. Entscheidend dafür war nicht nur die technische Umsetzung, sondern die Art der Zusammenarbeit: ein Partner, der sich Zeit nahm, die individuelle Situation zu verstehen und eine passende Lösung zu entwickeln.
Dominic Bucher - ICT Manager
Christian Burkhalter - CO-CEO koelliker
