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Es begann mit einem Anruf. Markus Keller, damals Geschäftsführer von die werke versorgung wallisellen ag, kam vor rund zwei Jahren zu Dominik Bucher, ICT Manager beim Versorgungsunternehmen, und sagte im Grunde nur: Das Papier muss weg. Gemeint war das grosse Archiv der Firma – Ordner, Pläne, Akten, die sich über Jahrzehnte angesammelt hatten, aufbewahrt in einem zweistöckigen Paternoster.
Was als überschaubares Digitalisierungsprojekt gedacht war, wurde zum Ausgangspunkt für etwas deutlich Grösseres.
Der Auftrag: mehr als nur scannen
«Ich seh trotzdem niemand anders, wo das wie ich kann machen», erinnert sich Dominik an den Moment, als ihm das Projekt übertragen wurde. Schnell war klar: Es reicht nicht, Papier einzuscannen und digital abzulegen. Wenn schon investiert wird, dann richtig – nachvollziehbar, unveränderbar und mit klaren Zugriffsberechtigungen.
Also ging Dominik auf die Suche nach einem Partner, der das ganze Projekt von A bis Z begleiten konnte: von der Inventarisierung über die Bewertung, welche Akten überhaupt noch relevant sind, bis zur eigentlichen Digitalisierung.
Die Partnerwahl: pauschal reicht nicht
Mehrere Anbieter wurden angefragt. Und genau hier zeigte sich für Dominik ein deutlicher Unterschied. Manche Offerten wirkten sehr pauschal – ein Preis, eine Unterschrift, ohne dass vorher wirklich geklärt wurde, welche Formate überhaupt vorliegen und was das Projekt konkret umfasst. «Man bekommt einen Preis und setzt die Unterschrift, bevor man sich wirklich im Detail unterhalten hat», beschreibt er diesen Eindruck. Ein gutes Gefühl war das nicht.
Anders bei koelliker. Christian Burkhalter, der Ansprechpartner, drängte nicht auf einen schnellen Abschluss, sondern nahm sich Zeit, das Archiv wirklich zu verstehen: Wie sollen die Akten inventarisiert werden? Welches Format eignet sich am besten fürs Scannen? Wie lässt sich systematisch entscheiden, welche Ordner digitalisiert werden und welche nicht?
«Er hat das professionell aufgenommen, aber auch nicht so, als hätte er das noch nie gesehen», sagt Dominik. Genau dieses Gefühl – ernst genommen und individuell beraten zu werden, statt eine Standardlösung übergestülpt zu bekommen – gab am Ende den Ausschlag für koelliker.
Dazu kamen handfeste Vorteile: ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, die regionale Nähe und, ganz praktisch, dass Christian erreichbar war und sich stets zurückmeldete. Ein Detail, das zeigt, wie sehr die persönliche Betreuung ins Gewicht fiel: Ein erfahrener Mitarbeiter der werke, kurz vor der Pension und mit dem grössten Wissen über die alten Akten, half mit, den Bestand nochmals kritisch zu sichten. Das Ergebnis: weniger Material musste gescannt werden als ursprünglich geplant – zulasten des Auftragsvolumens für koelliker, aber zugunsten eines sauberen Archivs. Verrechnet wurde am Ende nur, was tatsächlich digitalisiert wurde.
Das Ergebnis: 90 Prozent weniger Papier
Heute sind rund 90 Prozent des ursprünglichen Papierbestands verschwunden – digitalisiert oder, nach sorgfältiger Prüfung, entsorgt. Container um Container mit totem Aktenmaterial wurde abtransportiert. Wer heute bei die werke arbeitet, kommt kaum noch mit einem Drucker in Berührung. Als das Unternehmen provisorisch in ein neues Gebäude umzog, galt die klare Ansage: Kein Papier zieht mit um.
Ganz papierlos ist das Unternehmen deswegen noch nicht – einzelne gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Sonderfälle bleiben bestehen. Auch verlief nicht alles reibungslos: Die Integration des digitalen Archivs über Single Sign-on dauerte länger als geplant. Geschäftskritisch war das nach Dominiks Einschätzung aber nie, und unter dem Strich zieht er ein klares Fazit: Das Projekt sei von Anfang bis Ende sehr gut gelaufen.
Der eigentliche Wert: ein Kulturwandel
Was das Projekt von einem reinen IT-Vorhaben unterscheidet, ist der Anspruch dahinter. Für Markus Keller ging es nie nur ums Aufräumen, sondern darum, die Organisation zukunftsfähig zu machen: bessere Auffindbarkeit von Informationen, mehr Möglichkeiten für ortsunabhängiges Arbeiten, höhere Resilienz in Krisensituationen und nicht zuletzt ein moderneres Arbeitsumfeld, das auch als Arbeitgeber überzeugt.
Dominik Bucher betont dabei einen Punkt, der oft unterschätzt wird: Digitalisierung heisst nicht, alte Arbeitsweisen schlechtzureden. Es geht darum, Mitarbeitende auf dem Weg mitzunehmen, statt sie einfach vor vollendete Tatsachen zu stellen. Genau darum sei die Archiv-Digitalisierung auch nur der erste Schritt gewesen – ein bewusster Einstieg in einen längeren Prozess, in dem als Nächstes weitere Abläufe rund um Beschaffung, Lagerverwaltung und Auftragsabwicklung durchleuchtet und digitalisiert werden sollen.
Fazit: Mehr als nur Effizienz
Aus einem Papierarchiv-Projekt wurde bei die werke versorgung wallisellen ag der Startpunkt für eine umfassendere digitale Transformation. Entscheidend dafür war nicht nur die technische Umsetzung, sondern die Art der Zusammenarbeit: ein Partner, der sich Zeit nahm, die individuelle Situation zu verstehen, statt eine Standardlösung zu verkaufen.
Dominic Bucher - ICT Manager
Matthias Gallin - CEO der koelliker Gruppe
