Wir digitalisieren Ihren Posteingang - mit der koelliker SmartMailbox
Wir übernehmen Ihre Briefpost, scannen, klassifizieren und verteilen sie mit Hilfe von KI automatisch - effizient, sicher und vollständig in der Schweiz.
Wenn Papierpost Ihre Prozesse hemmt
Ihre wichtigen Dokumente landen oft verspätet beim Empfänger, werden falsch verteilt oder bleiben schlicht liegen. Das Kostet Zeit, Aufwand und schafft Unsicherheit - besonders in Zeiten dezentraler Arbeit.
Wenn Mitarbeiter:innen die Post einsehen, sortieren oder weiterleiten müssen, entstehen Medienbrüche und Prozessverzögerungen - genau da setzt SmartMailbox an.
-
Zeitverlust beim manuellen Öffnen und Verteilen
-
Medienbrüche zwischen physisch und digital
-
Datenschutzrisiken bei interner Verteilung
-
Kosten durch Arbeitsaufwand und Zeitverzögerungen
Digitalisierung Ihres Posteinganges - in vier Schritten.
1. Weiterleitung und Empfang - Ihre Post wird an unsere Scanadresse weitergeleitet
2. Öffnen und Scannen - wir öffnen und Scannen alle Dokumente
3. Klassifizieren und Verteilen - mit OCR und KI ordnen wir Inhalte automatisch zu.
4. Zugriff und Archivierung - Sie erhalten PDF und Metadaten, revisionssicher gespeichert
Warum SmartMailbox - Ihre Vorteile auf einen Blick
1. Sofortiger Zugriff - digitale Post am selben Tag
2. Effiziente Prozesse - weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf Wertschöpfung
3. Sichere Verarbeitung - ISO Zertifiziert, Schweizer Datenstandort.
4. Nahtlose Systemintegration - DMS, ERP, E-mail Systeme
5. Skalierbar und flexibel - passt sich Ihrem Volumen an
6. Nachvollziehbarkeit und Transparenz - jederzeit Prozess Tracking
Was kostet die SmartMailbox?
Basispackage
Geeignet für kleinere Firmen mit bis zu 30 Briefen im Monat
CHF 50.00 pro Monat
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
OCR
unlimitierte Anzahl Mailboxen incl.
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
1 GB Speicherplatz
Optionen
CHF 1.50 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
CHF 5.00 pro Brief, der im Original nachbestellt wird (excl. Porto)
CHF 5.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
Professional Package
Für mittlere und grössere Firmen mit 50 - 100 Briefen pro Monat
CHF 80.00 pro Monat
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
OCR
unlimitierte Mailboxen
Intelligent Document Processing (IDP) möglich
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
2 GB Speicherplatz
Optionen
CHF 1.20 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
CHF 2.50 pro Brief, der im Original nachbestellt wird. (excl. Porto)
CHF 2.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
Enterprise
Für grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat und individuellen Ansprüchen.
volumenbasierter Preis
Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API, Email
OCR
unlimitierte Anzahl Mailboxen
30 Tage physische Aufbewahrung
60 Tage digitale Aufbewahrung
10 GB Speicherplatz
Intelligent Document Processing (IDP)
Automatische Dokumenten-Klassifizierung
Möglichkeit zur automatisierten Auslesung und Anreicherung von Metadaten
Postverteilung: Post an Personen und/oder Verteilergruppen verteilen
Zugriffsmanagement auf Ordner- und Dokumenten Ebene
Rollen / Berechtigungen
Häufige Fragen zu SmartMailbox
-
Sind meine Daten bei Koelliker sicher?
Sicherheit ist unser wichtigstes Gut. Wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Bioggio (Kanton Tessin). Ausserdem sind wir vollständig nach ISAE 3402, ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert.
-
Wieviel Zeit braucht es, bis ich meine digitale Post erhalte?
Dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab. Wir können Ihre Briefe täglich scannen und Ihnen anschliessend zur Verfügung stellen. Viele Kunden wählen auch eine zweimalige Verarbeitung pro Woche. Gerne sprechen wir mit Ihnen darüber, welche Vorgehensweise für Sie am besten ist.
-
Wieviel Post muss ich haben, um diesen Dienst in Anspruch zu nehmen?
Als kundennahes Unternehmen ist es uns wichtig, dass Ihre Rahmenbedingungen zu unseren Dienstleistungen passen. Daher empfehlen wir SmartMailbox ab 50 Briefen pro Monat.
-
Was machen Sie mit der physischen Post?
Auch dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Nach dem Scannen Ihrer Post in unserem Scan-Center bieten wir Ihnen verschiedene Optionen:
- regelmässige Rücksendung an Ihr Geschäftsdomizil
- Langzeitarchivierung in unserem Papierarchiv
- Nach 30 Tagen gesichert Entsorgen
Solange Ihre Dokumente bei uns im Papierarchiv sind, haben Sie jederzeit Zugriff auf die Originale.
-
Wo befindet sich ihr Scan-Center?
Wir haben zwei Standorte , Wallisellen bei Zürich und Mezzovico.
Das Haupt Scan-Center befindet sich im Tessin.
Digitalisieren Sie Ihre Post mit der koelliker SmartMailbox - effizient, sicher schweizerisch.
Fordern Sie eine kostenlose und unverbindliche Beratung an.
Jetzt Kontakt aufnehmen
Digitale Postbearbeitung für Unternehmen
Mit der SmartMailbox von Koelliker wird der Posteingang digitalisiert. Eingehende Briefe werden in ein sicheres Scancenter umgeleitet, gescannt und in einem digitalen Postfach bereitgestellt. Das erleichtert die sofortige Weiterleitung an Mitarbeitende, spart Zeit und reduziert manuelle Bearbeitungsprozesse. Unternehmen profitieren von einer effizienten, standortunabhängigen und sicheren Verwaltung ihrer Geschäftspost.
Mehr Effizienz und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Die Digitalisierung des Posteingangs senkt administrative Kosten und steigert die Produktivität. Automatisierte Postbearbeitung beschleunigt Arbeitsabläufe, verbessert die Zusammenarbeit im Home-Office und reduziert das Risiko von Dokumentenverlust. Dank sicherer Archivierung und schneller Verfügbarkeit optimieren Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig. So wird der digitale Posteingang zur Schlüsseltechnologie für moderne, agile Organisationen.