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Die SmartArchive-Lösung legt Ihre Dokumente automatisch im richtigen Folder ab und lässt sie mit einer ausgeklügelten Suchfunktion jederzeit wieder finden.
Sparen Sie mit SmartArchive teuren Platz für Ihr Papierarchiv und viel wertvolle Arbeitszeit für das Suchen und Auffinden von abgelegten Dokumenten. Und nicht zuletzt tun Sie der Umwelt Gutes.
SmartArchiv entspricht den Anforderungen der GeBüV Verordnung. Damit können Sie ihr Büro vollständig papierlos betreiben.
Ja, wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Mezzovico (Kanton Tessin). Wir sind vollständig nach ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert. Wir kodieren mit einer 3D-Matrix alle Dateien, die Sie hochladen, und wir kuvertieren sie sicher mit unseren cleveren Kuvertiermaschinen. Nach 3 Tagen werden alle Daten automatisch aus unseren Systemen gelöscht, so dass wir keine persönlichen Informationen speichern.
Ja, mit der einfachen Upload Lösung können Sie Ihre Dokumente schnell und gezielt hochladen. Selbstverständlich machen wir das für Sie beim Scannen Ihrer Tagespost oder Ihres alten Papierarchives.
Ja, jeder Kunde hat einen Service Delivery Manager, der sich um die Produktion kümmert und den Kunden bei Fragen unterstützt.
Wir unterstützen Sie beim Scanprozess. Am einfachsten, in dem wir für Sie scannen. Aber wir helfen Ihnen auch gerne mit Scannern, wenn Sie das Scanning selbst machen möchten. Fragen Sie uns.
Ja, natürlich. Mit den vielseitig verwendbaren tags können Sie den Workflow für Ihre individuelle Rechnungs-Freigabe einfach und selbst einrichten.
Dank dem digitalen SmartArchive sind Ihre Akten langfristig immer und überall verfügbar. So können Sie auch die Mietkosten für Ihr Papierarchiv sparen und die Arbeitszeit für das Auffinden der abgelegten Dokumente effizienter einsetzen.
Klar! Allerdings werden Sie schnell feststellen, dass Sie nur wenig Schulungsbedarf haben. Kontaktieren Sie uns!
Ja, die Aufbewahrung der Dokumente entspricht den Vorgaben der "Verordnung
über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher", GeBüV.
Wenn Sie die Berechtigung haben, können Sie Dokumente löschen. Es verbleibt dann ein Verweis, dass das Dokument gelöscht wurde. Verändern können Sie hingegen Dokumente nicht. Sie sind nach GeBüV Vorgaben geschützt. Hingegen können Sie Versionen verwalten.
Sie müssen sich nicht um eine Ablagestruktur für die Dokumente kümmern. Die intelligente Suchmaschine unserer Dokumenten Management Software findet folglich Ihre elektronischen Akten immer sofort und stellt sie zur Verfügung. Auch genügen Schlagworte, um das gesuchte Dokument ausfindig zu machen. Die Suche beschränkt sich ausserdem nicht nur auf den Dokumentennamen, sondern durchforstet auch deren Inhalte mithilfe von Volltextsuche, Metadaten oder verschiedensten Tags.
So können mannigfaltige Workflows eingerichtet werden und Sie sparen viel Zeit beim schnellen Finden statt beim unproduktiven Suchen.
Die digitalen Büro Services werden von allen Firmen verwendet, die den Umgang mit Dokumenten vereinfachen und digitalisieren wollen.
Backoffice digitalisieren
Bericht von Olaf Pauls, Auriga Credit Solutions
Wie Olaf Pauls mit digitalen Büroservices sein Backoffice automatisiert hat, so dass er heute die Büromiete sparen kann.