SmartArchive – Ihr professionelles Dokumenten Management System

Wollen Sie mehr wissen?

• Sind meine Daten bei Koelliker sicher?

  Ja, wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Mezzovico (Kanton Tessin). Wir sind vollständig nach ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert. Wir kodieren mit einer 3D-Matrix alle Dateien, die Sie hochladen, und wir kuvertieren sie sicher mit unseren cleveren Kuvertiermaschinen. Nach 3 Tagen werden alle Daten automatisch aus unseren Systemen gelöscht, so dass wir keine persönlichen Informationen speichern.

• Können wir die Dateien auch automatisch hochladen?

  Ja, mit der einfachen Upload Lösung können Sie Ihre Dokumente schnell und gezielt hochladen. Selbstverständlich machen wir das für Sie beim Scannen Ihrer Tagespost oder Ihres alten Papierarchives.

• Gibt es eine Person die mein Unternehmen unterstützen wird?

  Ja, jeder Kunde hat einen Service Delivery Manager, der sich um die Produktion kümmert und den Kunden bei Fragen unterstützt.

• Wie bringe ich mein bestehendes Papierarchiv in das SmartArchive DMS?

  Wir unterstützen Sie beim Scanprozess. Am einfachsten, in dem wir für Sie scannen. Aber wir helfen Ihnen auch gerne mit Scannern, wenn Sie das Scanning selbst machen möchten. Fragen Sie uns.

• Kann ich meine Kreditoren-Rechnungen kontrollieren und freigeben?

  Ja, natürlich. Mit den vielseitig verwendbaren tags können Sie den Workflow für Ihre individuelle Rechnungs-Freigabe einfach und selbst einrichten.

• Wieso ist der Aufbau eines digitalen DMS Archives wichtig?

  Dank dem digitalen SmartArchive sind Ihre Akten langfristig immer und überall verfügbar. So können Sie auch die Mietkosten für Ihr Papierarchiv sparen und die Arbeitszeit für das Auffinden der abgelegten Dokumente effizienter einsetzen.

• Bieten Sie für Ihr DMS Archiv auch Schulungen an?

  Klar! Allerdings werden Sie schnell feststellen, dass Sie nur wenig Schulungsbedarf haben. Kontaktieren Sie uns!

• Ist das SmartArchive gesetzeskonform?

  Ja, die Aufbewahrung der Dokumente entspricht den Vorgaben der  "Verordnung
  über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher", GeBüV.

• Kann man archivierte Dokumente ändern oder löschen?

  Wenn Sie die Berechtigung haben, können Sie Dokumente löschen. Es verbleibt dann ein Verweis, dass das Dokument gelöscht wurde. Verändern können Sie hingegen Dokumente nicht. Sie sind nach GeBüV Vorgaben geschützt. Hingegen können Sie Versionen verwalten.