Sie wünschen eine persönliche Beratung zu SmartArchive? Wir informieren Sie sehr gerne ganz individuell. Kontaktieren Sie uns.
Papierchaos war gestern – Willkommen im digitalen Archiv!
Kennen Sie das?
Überquellende Aktenschränke, die bis zum Rand mit Papieren gefüllt sind, die sich über Jahre angesammelt haben, und das ewige Suchen nach Rechnungen, die dringend für die Buchhaltung benötigt werden, Verträgen, die für rechtliche Angelegenheiten von Bedeutung sind, Auftragsbestätigungen, die den reibungslosen Ablauf von Projekten sicherstellen, Lieferscheinen, die den Nachweis über erhaltene Waren erbringen, oder anderen wichtigen Dokumenten, die in der täglichen Geschäftstätigkeit unverzichtbar sind?
Und dann noch der Ärger mit verlorenen Schlüsseln, die den Zugang zu wichtigen Bereichen oder Schränken verhindern, unbefugtem Zugriff, der die Sicherheit sensibler Informationen gefährdet, oder dem regelmässigen Entsorgen alter Akten, das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch umweltbelastend sein kann?
Ein echter Zeitfresser!
Mit SmartArchive wird Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel:
Blitzschnelles Finden statt langwieriger Suche – dank intelligenter Suchfunktionen
Strukturiertes Ablagesystem – alles an einem Ort, kein Papierchaos mehr
Zugriffsrechte im Griff – nur autorisierte Personen sehen, was sie sehen dürfen
Kosteneffizient & nachhaltig – spart Platz, Zeit und Ressourcen
Vergessen Sie volle Ordner und unübersichtliche Ablagen – steigen Sie jetzt um auf SmartArchive und erleben Sie, wie einfach Dokumentenmanagement sein kann!
SmartArchive – die pragmatische Archivlösung und dank Einsatz von KI erstaunlich kostengünstig.
SmartArchive hat alles, was ein Unternehmensarchiv benötigt. Einfache Handhabung, starke Suchfunktionen und vollständige Verlaufskontrolle. Die zusätzliche ausgebaute Nutzerverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten, rollenbasiert und in Gruppen geordnet ist ein spezielles Highlight.
Automatisierte Ablage – flexibel und nahtlos
SmartArchive integriert Dokumente automatisch in Ihr Archiv – ohne manuellen Aufwand. Egal, ob per Self-Upload, über Schnittstellen zu bestehenden Systemen, durch die volle API-Funktionalität oder über unser Scan-Center zur professionellen Digitalisierung von Papierdokumenten – Ihre Dateien sind jederzeit organisiert und griffbereit.
Tags und Fristen
Dokumente lassen sich mit individuellen Tags kennzeichnen, um sie schnell wiederzufinden.
Standardmäßige 10-jährige Aufbewahrung, individuell anpassbar nach Ihren Anforderungen.
Fristen
Ergänzen Sie Dokumente mit wichtigen Anmerkungen oder Erklärungen.
Notizen sind vollständig in die Suchfunktion integriert – relevante Informationen bleiben immer auffindbar.
Mächtige Volltextsuche – finden statt suchen
Die Suche in SmartArchive lässt keine Wünsche offen. Dank Volltextsuche durchforsten Sie nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch Tags, Notizen und alle weiteren Metadaten. So finden Sie jedes Dokument sekundenschnell – genau dann, wenn Sie es brauchen.
Suchanfragen speichern und effizient teilen
Häufig genutzte Suchabfragen lassen sich einfach speichern und jederzeit wiederverwenden. Ob persönlich oder für das gesamte Team nach Freigabe – so sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Ihre Arbeitsabläufe.
Vollständige Kontrolle – Transparenz auf jedem Schritt
Behalten Sie die vollständige Kontrolle über den Lebenszyklus jedes Dokuments.
Zugriffshistorie
Verfolgen Sie lückenlos, wer wann welches Dokument geöffnet oder heruntergeladen hat. Diese Transparenz schafft Vertrauen und sorgt für klare Nachvollziehbarkeit.
Echtheitszertifikat
Die Authentizität jedes Dokuments kann durch ein Echtheitszertifikat belegt werden, sodass Sie stets sicher sind, dass Ihre Dokumente rechtsgültig und unverändert sind.
Archiv Teilen
Einfache und übersichtliche Benutzerverwaltung sichert den kontrollierten Zugriff auf das Archiv.
Teams verwalten
Berechtigungen werden über die zentrale Nutzerverwaltung geregelt.
Zugriffskontrolle
Verschiedenen Rollen geben Nutzern individuell gestaltbare Zugriffsrechte.
Dokumenten- und Ordnerschutz
Sensible Dokumente und Inhalte können bis auf Dokumentenebene individuell geschützt werden.
Wie wäre es, das Problem Archivierung ein für alle mal zu Lösen?
Branchen und Unternehmen, die SmartArchive verwenden.
Finanzindustrie; Banken und Versicherungen
öffentliche Verwaltungen
Transportunternehmungen
Energieversorger
Gesundheitswesen
Handelsfirmen
Produzenten
Inkassounternehmungen
Pensionskassen
»Backoffice digitalisieren«
Bericht von Olaf Pauls, Auriga Credit Solutions Wie Olaf Pauls mit digitalen Büroservices sein Backoffice automatisiert hat, so dass er heutedie Büromiete sparen kann.
Wir beraten Sie gerne persönlich.
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Gemeinsam entwickeln wir die richtige Lösung für Sie. Sprechen Sie mit uns.
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