SmartArchive
Das digitale und professionelle Archiv zur effizienten Verwaltung aller Dokumente.
Für Unternehmen und Behörden, die Ihre Dokumente sicher, effizient und kostengünstig verwalten möchten.
Papierchaos war gestern – Willkommen im digitalen Archiv!
Kennen Sie das? Überquellende Aktenschränke, die bis zum Rand mit Papieren gefüllt sind, die sich über Jahre angesammelt haben, und das ewige Suchen nach Rechnungen, die dringend für die Buchhaltung benötigt werden, Verträgen, die für rechtliche Angelegenheiten von Bedeutung sind, Auftragsbestätigungen, die den reibungslosen Ablauf von Projekten sicherstellen, Lieferscheinen, die den Nachweis über erhaltene Waren erbringen, oder anderen wichtigen Dokumenten, die in der täglichen Geschäftstätigkeit unverzichtbar sind? Und dann noch der Ärger mit verlorenen Schlüsseln, die den Zugang zu wichtigen Bereichen oder Schränken verhindern, unbefugtem Zugriff, der die Sicherheit sensibler Informationen gefährdet, oder dem regelmässigen Entsorgen alter Akten, das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch umweltbelastend sein kann? Ein echter Zeitfresser!

Mit SmartArchive wird Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel:
- Blitzschnelles Finden statt langwieriger Suche – dank intelligenter Suchfunktionen
- Strukturiertes Ablagesystem – alles an einem Ort, kein Papierchaos mehr
- Zugriffsrechte im Griff – nur autorisierte Personen sehen, was sie sehen dürfen
- Kosteneffizient & nachhaltig – spart Platz, Zeit und Ressourcen
Vergessen Sie volle Ordner und unübersichtliche Ablagen – steigen Sie jetzt um auf SmartArchive und erleben Sie, wie einfach Dokumentenmanagement sein kann!

SmartArchive - die pragmatische Archivlösung und dank Einsatz von KI erstaunlich kostengünstig.
SmartArchive hat alles, was ein Unternehmensarchiv benötigt. Einfache Handhabung, starke Suchfunktionen und vollständige Verlaufskontrolle. Die zusätzliche ausgebaute Nutzerverwaltung mit individuellen Zugriffsrechten, rollenbasiert und in Gruppen geordnet ist ein spezielles Highlight.
Automatisierte Ablage – flexibel und nahtlos
SmartArchive integriert Dokumente automatisch in Ihr Archiv – ohne manuellen Aufwand. Egal, ob per Self-Upload, über Schnittstellen zu bestehenden Systemen, durch die volle API-Funktionalität oder über unser Scan-Center zur professionellen Digitalisierung von Papierdokumenten – Ihre Dateien sind jederzeit organisiert und griffbereit.
Tags und Fristen
- Dokumente lassen sich mit individuellen Tags kennzeichnen, um sie schnell wiederzufinden.
- Standardmäßige 10-jährige Aufbewahrung, individuell anpassbar nach Ihren Anforderungen.
Notizen
- Ergänzen Sie Dokumente mit wichtigen Anmerkungen oder Erklärungen.
- Notizen sind vollständig in die Suchfunktion integriert – relevante Informationen bleiben immer auffindbar.
Mächtige Volltextsuche – finden statt suchen
Die Suche in SmartArchive lässt keine Wünsche offen. Dank Volltextsuche durchforsten Sie nicht nur den Dokumenteninhalt, sondern auch Tags, Notizen und alle weiteren Metadaten. So finden Sie jedes Dokument sekundenschnell – genau dann, wenn Sie es brauchen.
Suchanfragen speichern und effizient teilen
Häufig genutzte Suchabfragen lassen sich einfach speichern und jederzeit wiederverwenden. Ob persönlich oder für das gesamte Team nach Freigabe – so sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Ihre Arbeitsabläufe.
Vollständige Kontrolle – Transparenz auf jedem Schritt
Behalten Sie die vollständige Kontrolle über den Lebenszyklus jedes Dokuments.
Zugriffshistorie
Verfolgen Sie lückenlos, wer wann welches Dokument geöffnet oder heruntergeladen hat. Diese Transparenz schafft Vertrauen und sorgt für klare Nachvollziehbarkeit.
Echtheitszertifikat
Die Authentizität jedes Dokuments kann durch ein Echtheitszertifikat belegt werden, sodass Sie stets sicher sind, dass Ihre Dokumente rechtsgültig und unverändert sind.
Archiv Teilen
Einfache und übersichtliche Benutzerverwaltung sichert den kontrollierten Zugriff auf das Archiv.
Teams verwalten
Berechtigungen werden über die zentrale Nutzerverwaltung geregelt.
Zugriffskontrolle
Verschiedenen Rollen geben Nutzern individuell gestaltbare Zugriffsrechte.
Dokumenten- und Ordnerschutz
Sensible Dokumente und Inhalte können bis auf Dokumentenebene individuell geschützt werden.
Wie wäre es, das Problem Archivierung ein für alle mal zu Lösen?
Ein digitales Archiv bringt viele Vorteile:
-
Verbesserte Effizienz und Zeitersparnis
Schneller Zugriff: Digitale Dokumente können in Sekunden durchsucht und gefunden werden.
Automatisierte Prozesse: OCR (Optical Character Recognition) ermöglicht die automatische Texterkennung und Verarbeitung.
Weniger manuelle Arbeit: Kein langes Suchen in physischen Aktenordnern mehr.
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Kostenreduktion
Weniger Platzbedarf: Keine teuren Archivräume oder Lagerräume mehr nötig.
Geringere Verwaltungskosten: Weniger Papier, Druckkosten und Personalaufwand für die Archivpflege.
Vermeidung von Verlusten: Keine Kosten durch verlorene oder beschädigte Dokumente.
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Bessere Sicherheit und Compliance
Zugriffskontrolle: Digitale Archive können mit Passwörtern und Berechtigungen gesichert werden.
Backup und Schutz vor Verlust: Digitale Daten können mehrfach gesichert und vor Feuer, Wasser oder Diebstahl geschützt werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Digitale Archivierung hilft bei der Einhaltung von DSGVO, BeBüV und anderen gesetzlichen Regelungen.
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Verbesserte Zusammenarbeit
Remote-Zugriff: Mitarbeiter können weltweit auf Dokumente zugreifen.
Einfache Dokumentenfreigabe: Dateien können sofort per E-Mail oder Cloud-Dienste geteilt werden.
Versionierung und Nachverfolgbarkeit: Änderungen können gespeichert und nachverfolgt werden
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Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit
Reduzierung des Papierverbrauchs: Weniger Druckkosten und geringerer CO₂-Fussabdruck.
Energieeinsparung: Kein physischer Transport von Dokumenten mehr notwendig.
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Bessere Entscheidungsfindung durch Datenanalyse
Daten können analysiert und ausgewertet werden: Digitale Dokumente ermöglichen Big-Data-Analysen und bessere Geschäftsentscheidungen.
Künstliche Intelligenz für automatisierte Prozesse: KI kann Dokumente klassifizieren, analysieren und relevante Informationen extrahieren.
Die digitalen Büro Services werden von allen Firmen verwendet, die den Umgang mit Dokumenten vereinfachen und digitalisieren wollen.
- Finanzindustrie; Banken und Versicherungen
- öffentliche Verwaltungen
- Transportunternehmungen
- Energieversorger
- Gesundheitswesen
- Handelsfirmen
- Produzenten
- Inkassounternehmungen
- Pensionskassen
Backoffice digitalisieren
Bericht von Olaf Pauls, Auriga Credit Solutions
Wie Olaf Pauls mit digitalen Büroservices sein Backoffice automatisiert hat, so dass er heute die Büromiete sparen kann.