SmartMailbox –
Ihr digitaler Posteingang.
Wir übernehmen Ihre Briefpost, scannen, klassifizieren und verteilen sie mit Hilfe von KI automatisch – effizient, sicher und vollständig in der Schweiz.
Sie wünschen eine persönliche Beratung zu SmartMailbox?
Wir informieren Sie sehr gerne ganz individuell. Kontaktieren Sie uns.
Wenn Papierpost Ihre Prozesse hemmt.
Ihre wichtigen Dokumente landen oft verspätet beim Empfänger, werden falsch verteilt oder bleiben schlicht liegen. Das Kostet Zeit, Aufwand und schafft Unsicherheit - besonders in Zeiten dezentraler Arbeit.
Wenn Mitarbeiter:innen die Post einsehen, sortieren oder weiterleiten müssen, entstehen Medienbrüche und Prozessverzögerungen - genau da setzt SmartMailbox an.
- Zeitverlust beim manuellen Öffnen und Verteilen
- Medienbrüche zwischen physisch und digital
- Datenschutzrisiken bei interner Verteilung
- Kosten durch Arbeitsaufwand und Zeitverzögerungen
Digitalisierung Ihres Posteinganges – in vier Schritten.
- Weiterleiten und Empfang - Leiten Sie Ihre Post an das koelliker ScanCenter um. Alternativ können Sie Ihre Post weiterhi selbst scannen und in die SmartMailbox hochladen. SmartMailbox kann auch e-mails öffnen und Anhänge "auspacken".
- Digitalisieren - wir öffnen und Scannen alle Dokumente, hinterlegen sie mit OCR und stellen sie als PFD im digitalen Postfach für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
- Klassifizieren und Verteilen - mit OCR und KI ordnen wir Inhalte automatisch zu. Die OCR Lösung kann auch Handschriften lesen und erkennen. Der SmartPostmaster übernimmt die Verteilung KI basiert. Einkommende vertrauliche Post wird also ohne menschliche Intervention genau an den richtigen Mitarbeiter, Abteilung oder mittels API an einen nachfolgenden Workflow übergeben.
- Zugriff und Archivierung - wir speichern PDF und Metadaten, revisionssicher. Innerhalb der ersten 30 Tage können Sie Originaldokumente jederzeit anfordern. Danach werden sie gesichert vernichtet oder Sie können sie sich zustellen lassen.
Die Zeitersparnis durch die Digitalisierung und Automatisierung des Postprozesses beträgt über 95%! Der Basisservice kann innert 2 Tagen aufgeschaltet werden und benötigt kein Projekt.
Warum SmartMailbox – Ihre Vorteile auf einen Blick
- Sofortiger Zugriff - digitale Post am selben Tag
- Effiziente Prozesse - weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf Wertschöpfung
- Sichere Verarbeitung - ISO Zertifiziert, Schweizer Datenstandort
- Nahtlose Systemintegration - DMS, ERP, E-mail Systeme
- Skalierbar und flexibel - passt sich Ihrem Volumen an
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz - jederzeit Prozess Tracking
Was kostet die SmartMailbox?
Basispackage
- Geeignet für kleinere Firmen mit bis zu 30 Briefen im Monat
- CHF 50.00 pro Monat
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
- OCR
- unlimitierte Anzahl Mailboxen incl.
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 1 GB Speicherplatz
Optionen
- CHF 1.50 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
- CHF 5.00 pro Brief, der im Original nachbestellt wird (excl. Porto)
- CHF 5.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
Verlangen Sie eine massgeschneiderte Offerte!
Professional Package
- Für mittlere und grössere Firmen mit 50 - 100 Briefen pro Monat
- CHF 80.00 pro Monat
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
- OCR
- unlimitierte Mailboxen
- Intelligent Document Processing (IDP) möglich
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 2 GB Speicherplatz
Optionen
- CHF 1.20 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
- CHF 2.50 pro Brief, der im Original nachbestellt wird. (excl. Porto)
- CHF 2.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
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Enterprise Package
- Für grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat und individuellen Ansprüchen
- volumenbasierter Preis
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API, E-Mail
- OCR
- unlimitierte Mailboxen
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 10 GB Speicherplatz
- Intelligent Document Processing (IDP)
- Automatische Dokumenten-Klassifizierung
- Möglichkeit zur automatisierten Auslesung und Anreicherung von Metadaten
- Postverteilung: Post an Personen und/oder Verteilergruppen verteilen
- Zugriffsmanagement auf Ordner- und Dokumenten Ebene
- Rollen / Berechtigungen
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Wir zeigen Ihnen unverbindlich auf, worauf es beim digitalen Posteingang ankommt und welche Ersparnisse Sie realisieren können.
Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit. Christian Burkhalter gibt Ihnen gerne Praxistipps, wie Sie die Kosten tief halten und erstellt eine massgeschneiderte Offerte für Sie.
Christian Burkhalter
CEO Koelliker Gruppe