Sie wünschen eine persönliche Beratung zu SmartScan? Wir informieren Sie sehr gerne ganz individuell. Kontaktieren Sie uns.
Die werke versorgung wallisellen ag, ein moderner Arbeitgeber mit digitalisierten Prozessen.
Markus Keller, Geschäftsführer der werke versorgung wallisellen ag sagte ganz klar: "Das ganze Papier - das entspricht einfach nicht mehr einer zeitgemässen Arbeitsweise". Dazu kam die Herausforderung, den Betrieb in ein Provisorium zu zügeln. Dominic Bucher, ICT Manager, übernimmt die Aufgabe das bestehende Papierarchiv zu digitalisieren und die Grundlage für eine durchgehende Digitalisierung aller Arbeitsprozesse zu legen. Denn das Scannen der im zweistöckigen Paternoster gelagerten Dossiers und Pläne war nur der Ausgangspunkt. Im zweiten Schritt werden alle Arbeits-Prozesse analysiert und mit Workflows und - wo sinnvoll - mit KI unterstützt. Damit dies möglich ist, müssen die digitalen Dokumente inhaltlich erschlossen und zentral zur Verfügung stehen. Dazu verwenden die werke das SmartArchive von koelliker. Dank SSO Anbindung können heute alle MitarbeiterInnen der werke jederzeit aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf die Dokumente zugreifen.
Nicht allein die Effizienz, sondern auch die Frage, wer morgen für die werke arbeiten will, motivierte zum Projekt. «Du kommst bei uns nicht rein und wirst von Papier erschlagen», beschreibt Bucher das Projektziel. Moderne Werkzeuge ziehen die richtigen Fachkräfte an. In einem Markt, in dem Fachkräfte rar sind, ist das kein Luxus. Das ist Strategie.
Projektablauf SmartScan
Vorberereitung und Sortierung der Dokumente: Die Pläne und Dokumente werden zum Transport ins ScanCenter bereitgestellt. Vorgängig wurden Archivteile, die nicht gescannt werden sollen aussortiert und vernichtet.
Transport: Koelliker holt die Dokumente ab und bringt sie in einem gesicherten Transport ins ScanCenter.
Scannen auch im Grossformat:Im ScanCenter werden die Dokumente und Pläne (das Scannen von Grossformaten bis A0 ist möglich) aufbereitet und mit professionellen Scannern gescannt. Danach findet eine Qualitätskontrolle statt.
Indexierung und OCR Textzerkennung für die Suche: Alle Dokumente werden mit OCR Texterkennung hinterlegt. Basierend auf diesen Inhaltsdaten können Dokumente Klassifiziert und mit Schlüsselwörtern versehen werden.
Archivierung: Die aufbereiteten Dokumente werden dem Archiv übergeben. Im vorliegenden Falle SmartArchive von koelliker.
Das Scannen unseres alten Papierarchivs im Paternoster war der Startpunkt zur durchgehenden Digitalisierung des Betriebes. Dank Scanprojekt und SmartArchive von koelliker sind wir nun auf dem Weg zu einer top modernen Verwaltung.
Die Zusammenarbeit mit koelliker war professionell und angenehm. Wir empfehlen koelliker als guten Partner und Serviceprovider gerne weiter.
Dominic Bucher, ICT Manager, die werke versorgung wallisellen ag
Warum SmartScan — Ihre Vorteile auf einen Blick
Professionell
Unsere langjährigen und erfahrenen Mitarbeiter:innen setzen neueste Scanner und Softwaretechnologie für SmartScan ein. Denn Qualitätssicherung beginnt mit einer verantwortungsvollen und präzisen Arbeitsweise.
Hohe Bildqualität (color/sw)
OCR Reading
Datenextraktion
Günstig
Keine Investitionen in Scanner oder Manpower. Mit SmartScan schonen Sie Ressourcen und Ihr Personal. Daher organisieren wir auch gerne die Abholung der zu scannenden Dokumente.
Kurze Produktionszeit
Hohe Flexibilität
Nur variable Kosten
Sicher
Mit SmartScan wird jedes Dokument nach den höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und verarbeitet. Folglich ist es ein Selbstveständnis, dass wir unseren Scan-Center mit Videoüberwachung ausstatten und Zugangssicherungen zu allen Räumen gewährleisten.
Vereinbaren Sie einen Wunschtermin mit einem unserer Experten oder Expertinnen für weitere Informationen oder eine Preisanfrage.
Insights.
Gerne gebe ich Ihnen mehr Informationen, wie ein Scan Projekt abläuft, gehe konkret auf Ihre Fragen ein und erstelle eine individuelle Offerte für Ihr Projekt.
Die Digitalisierung von Anschlussplänen für Wasser- und Stromnetze ermöglicht Gemeindewerken einen schnellen, standortunabhängigen Zugriff auf kritische Infrastrukturinformationen. Papierarchive sind anfällig für Verlust, Beschädigung und ineffiziente Suche. Durch digitales Dokumentenmanagement lassen sich Pläne in Sekunden finden, aktualisieren und sicher archivieren – ein entscheidender Vorteil für Betrieb, Wartung und Notfallmanagement.
Beim Scannen von Werkleitungsplänen werden spezialisierte Grossformatscanner eingesetzt, die auch empfindliche oder alte Dokumente schonend digitalisieren. Anschliessend erfolgt eine strukturierte Ablage, Verschlagwortung und – wenn gewünscht – eine Texterkennung (OCR), um Inhalte durchsuchbar zu machen. So werden auch komplexe Anschlusspläne effizient digital nutzbar.
Auch beschädigte, vergilbte oder fragile Dokumente können professionell digitalisiert werden. Vor dem Scannen werden diese aufbereitet und geglättet, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Moderne Scanverfahren ermöglichen es, selbst schwer lesbare Inhalte sichtbar zu machen und langfristig zu sichern.
Nach dem Scannen werden die Dokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt. Dort erfolgt eine intelligente Indexierung nach Kriterien wie:
Strasse oder Gebiet
Leitungsart (Wasser, Strom)
Baujahr oder Projekt
Anschlussnummer
Durch diese Struktur können Mitarbeitende relevante Pläne sofort finden – ohne physische Archive durchsuchen zu müssen. Im Falle der Werke Wallisellen ist dies das SmartArchive von koelliker.
Ja, mit den Zertifikaten ISO 9001, 27001 und ISAE 3402 stellt koelliker sicher, dass alle Daten gemäss Schweizer Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden. Die Digitalisierung erfolgt in kontrollierten Prozessen, innerhalb der Schweiz, mit klar definierten Zugriffsrechten und sicheren Speichersystemen.
Die Dauer hängt von Umfang, Zustand und Format der Dokumente ab. Kleinere Archive können innerhalb weniger Wochen digitalisiert werden, während umfangreiche Werkarchive mehrere Monate in Anspruch nehmen. Durch skalierbare Prozesse kann die Digitalisierung jedoch effizient und ohne Unterbruch des Tagesgeschäfts erfolgen.
OCR (Texterkennung) ermöglicht es, gescannte Dokumente nach Begriffen zu durchsuchen. Besonders bei Plänen mit Beschriftungen, Legenden oder Tabellen erhöht dies die Auffindbarkeit erheblich und erleichtert die tägliche Arbeit. OCR kann auch problemlos Handschriften erkennen.
Ja, digitalisierte Pläne lassen sich problemlos in bestehende Systeme wie GIS, ERP oder andere Fachanwendungen integrieren. Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow – von der Planung bis zur Wartung.
Eine individuelle Analyse ermöglicht eine präzise Kostenschätzung und zeigt Einsparpotenziale durch effizientere Prozesse. In einem Erstgespräch können wir Ihnen erste Richtgrössen nennen.
