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„Document as a Service“, kurz „DOCaaS“ ist die Auslagerung von Produktion und Distribution von Dokumenten, wie z.B. Rechnungen, Kontoauszügen oder Korrespondenzen, über eine digitale Web-Applikation. Dabei verzichtet der Dokument-Ersteller auf eine eigene Produktions-Infrastruktur mit Druck-, Kuvertier- oder Frankiermaschinen und erteilt stattdessen einem spezialisierten Anbieter wie KOELLIKER via Web-Applikation den Dokumenten-Auftrag. Immer mehr Unternehmen nutzen diese Art von Outsourcing zur Senkung von Kosten und zur Optimierung von Abläufen.

Die Variabilisierung von Kosten gepaart mit der Digitalisierung von Prozessen - das sind die Schlüsselfaktoren für den Erfolg - auch im KMU.

Ihre Kunden und Geschäftspartner stellen nicht nur Anforderungen an Ihre Kernleistungen. Auch bei Nebenleistungen, wie z.B. der Rechnungsstellung, erwarten sie von Ihnen zunehmend eine einfache Form.

Der eine Kunde möchte e-Rechnungen. Ein anderer wünscht sich ein PDF mit Begleitinformationen. Ein dritter Kunde will nur ein Kuvert pro Tag erhalten oder eine zweite Kopie…

Alles eigentlich einfach zu erfüllende Wünsche. In der Summe aber bedeutet dies hohe Investitionen in Softwaremodule, in Prozesse bis hin zu den Maschinen für den traditionellen Postversand.

Hier greifen die Vorteile von „Document as a Service“. Mit DOCaaS haben Sie vollständig variable Kosten. Sie profitieren von der Verfügbarkeit aller notwendiger Versandkanäle – auch für einen einzigen Kunden. Zudem verhindern Sie durch die schnelle Anpassung an neue Entwicklungen Fehlinvestitionen. Das alles bedeutet: Weniger Kosten, damit Sie am Ball bleiben.

Wenn Sie langfristig in Maschinen investieren, binden Sie wertvolles Kapital. Ersatzbeschaffungen, sei es für einen leistungsfähigen Drucker, den man oft nur von Zeit zu Zeit benötigt oder eine Kuvertiermaschine, haben eine Ammortisationsfrist von 5 bis 7 Jahren.

Immer mehr KMU setzen auf Document as a Service. Denn das bedeutet vollständig variable Kosten, keine Investitionen und jederzeit auf „State oft the Art“-Technologie zugreifen zu können.

Der Betrieb von Druckern, Kuvertiermaschinen oder auch spezialisierter Softwarepakete erfordert speziell geschulte und erfahrene Mitarbeiter. Was, wenn diese gerade in den Ferien sind oder einmal ausfallen? Rechnungsversand, Cashmanagement und Kundenkommunikation dulden weder Aufschub noch Fehler!

Immer mehr Unternehmen setzen auf Document as a Service. Denn das bedeutet jederzeitige Verfügbarkeit aller notwendiger Funktionen, damit Ihr Papermanagement einwandfrei funktioniert.

Fehler im Document- und Papermanagement können Sie teuer zu stehen kommen. Sei dies die Doppelverpackung von Rechnungen (z.B. Versand der Rechnung mit Rabatt an einen Kunden der keinen Rabatt erhält). Sei dies bei Datenschutzverletzungen bei Verwechslung eines Briefinhaltes. Oder bei unsachgemässer Nutzung weiterer Daten. Das alles kann schon mal ganz ordentlich ins Geld gehen. Vom Ärger und Reputationsverlust ganz zu schweigen.

Immer mehr Firmen nutzen Document as a Service für ihr Papermanagement. Denn dies bedeutet höchste Sicherheit dank standardisierter Produktionsprozessen und zertifizierter Verfahren nach ISO 9000 und 27000 und natürlich auch FINMA konform.