SmartMailbox –
Ihr digitaler Posteingang.
Wir übernehmen Ihre Briefpost, scannen, klassifizieren und verteilen sie mit Hilfe von KI automatisch – und Sie sparen über 90% Ihrer Zeit.
Sie wünschen eine persönliche Beratung zu SmartMailbox?
Wir informieren Sie sehr gerne ganz individuell. Kontaktieren Sie uns.
Wenn Papierpost Ihre Prozesse hemmt.
Ihre wichtigen Dokumente landen oft verspätet beim Empfänger, werden falsch verteilt oder bleiben schlicht liegen. Das Kostet Zeit, Aufwand und schafft Unsicherheit - besonders in Zeiten dezentraler Arbeit.
Wenn Mitarbeiter:innen die Post einsehen, sortieren oder weiterleiten müssen, entstehen Medienbrüche und Prozessverzögerungen - genau da setzt SmartMailbox an.
- Zeitverlust beim manuellen Öffnen und Verteilen
- Medienbrüche zwischen physisch und digital
- Datenschutzrisiken bei interner Verteilung
- Kosten durch Arbeitsaufwand und Zeitverzögerungen
Wie Sie Ihre Post digital erhalten – in vier Schritten.
- Weiterleitung und Empfang - Ihre Post wird an unsere Scanadresse weitergeleitet
- Öffnen und Scannen - mit unserem Post Scan Service Öffnen und Digitalisieren wir alle Briefe
- Klassifizieren und Verteilen - mit OCR und KI ordnen wir Inhalte automatisch zu
- Zugriff und Archivierung - Sie erhalten PDF und Metadaten, revisionssicher in IHrem digitalen Briefkasten
Warum SmartMailbox – Ihre Vorteile auf einen Blick
- Sofortiger Zugriff - digitale Post am selben Tag
- Effiziente Prozesse - weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf Wertschöpfung
- Sichere Verarbeitung - ISO Zertifiziert, Schweizer Datenstandort
- Nahtlose Systemintegration - DMS, ERP, E-mail Systeme
- Skalierbar und flexibel - passt sich Ihrem Volumen an
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz - jederzeit Prozess Tracking
Wollen Sie mehr wissen?
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Sind meine Daten bei Koelliker sicher?
Sicherheit ist unser wichtigstes Gut. Wir produzieren in der Schweiz, wo wir unsere Document Factory haben, in Wallisellen (Kanton Zürich) und in Bioggio (Kanton Tessin). Ausserdem sind wir vollständig nach ISAE 3402, ISO 27001 (Datenschutz), ISO 9001 (Prozesszertifizierung) und ISO 14001 (Umweltzertifizierung) zertifiziert.
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Wieviel Zeit braucht es, bis ich meine digitale Post erhalte?
Dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab. Wir können Ihre Briefe täglich scannen und Ihnen anschliessend zur Verfügung stellen. Viele Kunden wählen auch eine zweimalige Verarbeitung pro Woche. Gerne sprechen wir mit Ihnen darüber, welche Vorgehensweise für Sie am besten ist.
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Wieviel Post muss ich haben, um diesen Dienst in Anspruch zu nehmen?
Als kundennahes Unternehmen ist es uns wichtig, dass Ihre Rahmenbedingungen zu unseren Dienstleistungen passen. Daher empfehlen wir SmartMailbox ab 50 Briefen pro Monat.
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Was machen Sie mit der physischen Post?
Auch dies hängt von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Nach dem Scannen Ihrer Post in unserem Scan-Center bieten wir Ihnen verschiedene Optionen:
- regelmässige Rücksendung an Ihr Geschäftsdomizil
- Langzeitarchivierung in unserem Papierarchiv
- Nach 30 Tagen gesichert Entsorgen
Solange Ihre Dokumente bei uns im Papierarchiv sind, haben Sie jederzeit Zugriff auf die Originale.
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Wo befindet sich ihr Scan-Center?
Wir haben zwei Standorte , Wallisellen bei Zürich und Mezzovico. Das Haupt Scan-Center befindet sich im Tessin.
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Was ist der Unterschied von PEAX und SmartMailbox?
SmartMailbox baut auf der neuesten Pringio Plattform auf, der neuesten Entwicklung in der Branche und ist ausschliesslich auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden fokussiert.
SmartMailbox ist Zertifiziert nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001 und ISAE 3402 Typ II und erfüllt damit höchste Compliance Anforderungen auch von FINMA regulierten Kunden.
Koelliker erbringt alle Dienstleistungen selbst,. Auch das Scannen wird in eigenen Scancentren gemacht. Damit kontrollieren wir den gesamten Prozess von A-Z und können die Qualitätstandards lückenlos garantieren.
SmartMailbox ist auf der Pringio Plattform nahtlos mit anderen digitalen Services wie Outputmanagement und Archivservices verbunden. Das Erleichtert die Bedienung und erhöht die Büro-Effizienz. -
Gibt es eine PostApp?
Nein, das digitale Postfach des Empfängers ist so designt, dass es problemlos mit einem normalen Handy bedient werden kann. Sie können also Ihre Briefe auf bequem unterwegs empfangen oder Originale nachbestellen.
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Kann ich SmartMailbox ohne Postumleitung und Scanservice brauchen?
Ja, SmartMailbox funktioniert auch perfekt, wenn Sie Ihre Briefe selber scannen und in die App hochladen. Die Dokumente werden mit OCR hinterlegt und mit den SmartPostmaster automatisch verteilt. Ihre Mitarbeiter können sofort und von Überall her auf die Post zugreifen.
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Wie funktioniert digitale Post bzw. ein digitaler Posteingang?
Bei der digitalen Post werden physische Briefe und Dokumente zunächst eingescannt oder direkt elektronisch empfangen. Anschliessend analysiert eine intelligente Software - der SmartPostmaster - die Inhalte automatisch, erkennt Dokumenttypen und leitet die Informationen an die zuständigen Personen oder Systeme weiter.
Mit SmartMailbox wird der gesamte Posteingang digitalisiert und zentral verwaltet. Mitarbeitende können Dokumente jederzeit online abrufen, bearbeiten und archivieren – unabhängig vom Standort. Dadurch werden Bearbeitungszeiten verkürzt und papierbasierte Prozesse weitgehend eliminiert.
Typische Funktionen eines digitalen Posteingangs sind:
- automatisches Scannen und Erfassen der Post
- OCR-Texterkennung
- intelligente Dokumentenklassifizierung
- digitale Freigabe- und Workflowprozesse
- sichere Archivierung und schnelle Suche
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Was ist digitale Post?
Digitale Post bezeichnet den elektronischen Empfang, die automatische Verarbeitung und die sichere Archivierung von Briefen, Rechnungen und Geschäftsdokumenten. Statt physische Papierpost manuell zu öffnen und zu verteilen, werden Dokumente digital erfasst, klassifiziert und direkt an die zuständigen Personen oder Systeme weitergeleitet.
Mit der digitalen Postlösung SmartMailbox erhalten Unternehmen einen zentralen, sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre gesamte Eingangspost. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, Medienbrüche reduziert und die Effizienz im Dokumentenmanagement deutlich erhöht.
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Was ist der digitale Briefkasten der Post (ePost)?
Der digitale Briefkasten der Post ist eine elektronische Lösung zum Empfang und zur Verwaltung von Briefen und Dokumenten in digitaler Form. Statt Papierpost physisch entgegenzunehmen, werden Dokumente digital bereitgestellt und können online bearbeitet oder archiviert werden.
Für Unternehmen bietet eine professionelle Lösung wie koelliker SmartMailbox zusätzliche Vorteile wie:
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Erhöhte Sicherheit dank den Zertifikaten ISO 9001, ISO 27001, ISE 3402-Typ II und FINMA Compliance.
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Einfache API Anbindung an bestehende ERP- oder DMS-Systeme sowie eine zentrale Verwaltung aller Eingangsdokumente.
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Höchste Prozessqualität dank eigener ScanCenter (keine Vergabe an Dritt-Dienstleister).
Dadurch wird der gesamte Postprozess effizienter, sicherer und transparenter.
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Was kostet die digitale Post mit SmartMailbox?
Basispackage
- Geeignet für kleinere Firmen mit bis zu 30 Briefen im Monat
- CHF 50.00 pro Monat
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
- OCR
- unlimitierte Anzahl Mailboxen incl.
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 1 GB Speicherplatz
Optionen
- CHF 1.50 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
- CHF 5.00 pro Brief, der im Original nachbestellt wird (excl. Porto)
- CHF 5.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
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Professional Package
- Für mittlere und grössere Firmen mit 50 - 100 Briefen pro Monat
- CHF 80.00 pro Monat
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API
- OCR
- unlimitierte Mailboxen
- Intelligent Document Processing (IDP) möglich
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 2 GB Speicherplatz
Optionen
- CHF 1.20 pro gescanntem Brief
Zusatzleistungen
- CHF 2.50 pro Brief, der im Original nachbestellt wird. (excl. Porto)
- CHF 2.00 pro weitere 1 GB Speicherplatz
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Enterprise Package
- Für grössere Firmen mit mehr als 100 Briefen pro Monat und individuellen Ansprüchen
- volumenbasierter Preis
- Eingangskanäle ScanCenter, Selfupload, API, E-Mail
- OCR
- unlimitierte Mailboxen
- 30 Tage physische Aufbewahrung
- 60 Tage digitale Aufbewahrung
- 10 GB Speicherplatz
- Intelligent Document Processing (IDP)
- Automatische Dokumenten-Klassifizierung
- Möglichkeit zur automatisierten Auslesung und Anreicherung von Metadaten
- Postverteilung: Post an Personen und/oder Verteilergruppen verteilen
- Zugriffsmanagement auf Ordner- und Dokumenten Ebene
- Rollen / Berechtigungen
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Wir beraten Sie gerne persönlich.
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Gemeinsam entwickeln wir die richtige Lösung für Sie. Sprechen Sie mit uns.
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– wir erstellen gerne eine individuelle Offerte für Sie.
Ich freue mich auf unser Gespräch.
Christian Burkhalter
CCO Koelliker Gruppe
Ihre Informationen
Digitale Postbearbeitung für Unternehmen
Mit der SmartMailbox von Koelliker wird der Posteingang digitalisiert. Eingehende Briefe werden in ein sicheres Scancenter umgeleitet, gescannt und in einem digitalen Postfach bereitgestellt. Das erleichtert die sofortige Weiterleitung an Mitarbeitende, spart Zeit und reduziert manuelle Bearbeitungsprozesse. Unternehmen profitieren von einer effizienten, standortunabhängigen und sicheren Verwaltung ihrer Geschäftspost.
Mehr Effizienz und Kostenersparnis durch Digitalisierung
Die Digitalisierung des Posteingangs senkt administrative Kosten und steigert die Produktivität. Automatisierte Postbearbeitung beschleunigt Arbeitsabläufe, verbessert die Zusammenarbeit im Home-Office und reduziert das Risiko von Dokumentenverlust. Dank sicherer Archivierung und schneller Verfügbarkeit optimieren Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig. So wird der digitale Posteingang zur Schlüsseltechnologie für moderne, agile Organisationen.