Matthias Gallin
In meiner unternehmerischen Karriere sind es zwei Fragestellungen, mit denen ich mich mit einer gewissen Regelmässigkeit zu befassen habe.
Zu hohe Kosten
Zu tiefer Umsatz
Wenn beides aufs mal eintrifft, wird es unangenehm. Bei den Kosten unterscheide ich zwischen den Kosten für unsere Kernleistungen und den Kosten, die üblicherweise unter dem Sammelbegriff G&A, also Allgemeinkosten laufen. Diese setzen sich aus allen möglichen, eher kleineren Beträgen zusammen- aber wie man so sagt, Kleinvieh macht auch Mist. In meiner Erfahrung, und das bestätigt auch mein Einblick in viele andere Firmen, haben wir die Kosten für unsere Kernleistungen in der Regel im Griff. Wenn wir hier nicht kompetitiv wären, so hätten wir schlicht keine Daseinsberechtigung. Der Markt sorgt hier sehr konsequent für Ordnung.
Anders sieht es bei den G&A Kosten aus. Sie stehen nicht im Fokus und - Hand aufs Herz - wir sind doch zufrieden wenn's rund läuft und Fragen, wenn alles andere stimmt, nicht danach. G&A Kosten bewegen sich in der Regel so rund um die 20% des Umsatzes, ist natürlich abhängig von der Branche und dem digitalen Reifegrad der Unternehmung.
Könnte man - dies war unser ursprüngliche Fragestellung - die G&A Kosten um 30% senken, dann hätte dies einen namhaften Impact auf den Gewinn.
Ganz so einfach geht dies allerdings auf Grund der Kleinteiligkeit der Allgemeinkosten nicht (aus diesem Grunde scheitert man oftmals am Projekt, diese Kosten markant zu senken). Der Aufwand für das einzelne Thema scheint mit Blick auf mögliche Ersparnisse zu hoch. Und überhaupt, wir haben grad keine Zeit dafür...
"Mit standardisierten Prozessen
können auch kleine Sparpotentiale
effizient realisiert werden."
Unser Ansatz: Schritt um Schritt aufwendige Routinetätigkeiten mit standardisierten Lösungen zu digitalisieren. Mit jedem Prozess, der digitalisiert wird, verringern sich die Kosten. In kleineren und mittleren Unternehmen führt die Digitalisierung und Automatisierung eines einzelnen Prozesses per se (noch) nicht zu einem Stellenabbau - die eingesparten Zeiten können aber für sinnvollere, wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden. Wichtig dabei ist, dass die Einführung dieser Digitalisierungsschritte keine oder nur minimale interne Ressourcen binden darf, die Einführungszeit kurz ist und die Projekte pragmatisch auf das Wesentliche fokussiert bleiben. Dies kann man dadurch erreichen, dass bereits standardisierte Lösungen verwendet werden. Denn damit reduzieren sich die ansonsten relativ zum Einsparpotential zu hohen Einführungskosten.
Aus unserer Historie - dem Verkauf von Büromaschinen zur Papierverarbeitung - heraus, haben wir uns vorerst auf drei Bereiche konzentriert, in denen wir über reiche Erfahrung verfügen und die besonders attraktive Sparpotentiale sehen:
- Digitalisierung des Postausganges - also Drucken und Versenden von Briefen, Rechnungen etc. Und weil wir ja digitalisieren gerne auch Umstellung auf digitale Kanäle wie Hybridmail, eBill etc. Durch die Reduktion von Portokosten ein besonders lohnenswertes Gebiet (wir reden hier in der Regel von bis zu 70% Sparpotential).
- Digitalisierung und automatische Verteilung des Posteinganges. Besonders spannend, da es nicht nur die physische Präsenz des Postverantwortlichen im Büro erübrigt, sondern auch den Verteilprozess massiv beschleunigt. Geht natürlich auch für e-mails an die allgemeine Firmenadresse. Nicht nur die Zeitersparnis zählt, auch die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten am richtige Ort eröffnet Chancen.
- Archivieren und wieder finden von allen möglichen Dokumenten. Gemäss verschiedenster Studien ist der Suchaufwand nach Dokumenten in der Administration recht gross. Ich kann bzw. konnte dies selbst an meiner eigenen Ablage nachvollziehen. Ich weiss zwar, worum es in einem Dokument geht aber leider nicht, wo ich es abgelegt habe.... Hier hilft ein schlaues Archivsystem definitiv weiter. Die Elimination von Suchzeiten ist allerdings nur der offensichtliche und einfach zu messende Vorteil. Die Verfügbarkeit des gesamten Firmenwissens sozusagen mit einem Click eröffnet weitaus grössere Gewinnpotentiale.
Konsequent angewendet, können nur schon in diesen drei Bereichen beträchtliche Kostenreduktionen erzielt werden. Mit schlanken Einführungsprojekten und übersichtlichen laufenden Kosten.
Zur Eingangsfrage: So betrachtet ist Optimierung von Prozessen im administrativen Bereich eine verhältnismässig einfache und sichere Methode, den Unternehmensgewinn zu stärken.
Fragen Sie uns, wenn Sie Lust haben zu erfahren, ob dies auch für Sie ein Gewinn sein kann.