Administration : facteur de coûts ou de bénéfices ?

Dans ma carrière d'entrepreneur, il y a deux questions auxquelles je dois faire face avec une certaine régularité.

Les coûts trop élevés

Chiffre d'affaires trop bas

Si les deux se produisent en même temps, cela devient désagréable. En ce qui concerne les coûts, je fais une distinction entre les coûts de nos prestations principales et les coûts qui sont généralement regroupés sous le terme générique de G&A, c'est-à-dire les coûts généraux. Ces derniers se composent de toutes sortes de montants plutôt modestes - mais comme on dit, le petit bétail fait aussi du tort. D'après mon expérience, et mes observations sur de nombreuses autres entreprises le confirment, nous maîtrisons généralement les coûts de nos prestations de base. Si nous n'étions pas compétitifs, nous n'aurions tout simplement pas de raison d'être. Le marché met de l'ordre dans ce domaine de manière très cohérente.

La situation est différente pour les coûts G&A. Ils ne sont pas au centre de l'attention et - main sur le cœur - nous sommes satisfaits quand tout va bien et nous ne posons pas de questions quand tout le reste va bien. Les coûts de G&A se situent en général autour de 20% du chiffre d'affaires, cela dépend bien sûr de la branche et du degré de maturité numérique de l'entreprise.
Si l'on pouvait - c'était notre question initiale - réduire les coûts de G&A de 30%, cela aurait un impact considérable sur le bénéfice.

Ce n'est toutefois pas si simple en raison de la fragmentation des frais généraux (c'est pourquoi on échoue souvent dans le projet de réduire ces frais de manière significative). L'effort à fournir pour chaque thème semble trop important au regard des économies possibles. Et de toute façon, nous n'avons pas le temps pour cela en ce moment...

"Avec des processus standardisés
, même les petits potentiels d'économie
peuvent être réalisés de manière efficace."

Notre approche : numériser pas à pas les activités de routine coûteuses avec des solutions standardisées. Chaque processus numérisé permet de réduire les coûts. Dans les petites et moyennes entreprises, la numérisation et l'automatisation d'un seul processus n'entraînent pas (encore) en soi de suppression de postes - mais le temps économisé peut être utilisé pour des activités plus utiles et à plus forte valeur ajoutée. Il est important à cet égard que l'introduction de ces étapes de numérisation ne mobilise pas ou seulement un minimum de ressources internes, que le délai d'introduction soit court et que les projets restent pragmatiquement focalisés sur l'essentiel. On peut y parvenir en utilisant des solutions déjà standardisées. En effet, cela permet de réduire les coûts d'introduction, sinon trop élevés par rapport au potentiel d'économie.

Suite à notre histoire - la vente de machines de bureau pour le traitement du papier - nous nous sommes concentrés pour l'instant sur trois domaines dans lesquels nous disposons d'une riche expérience et où nous voyons des potentiels d'économie particulièrement intéressants:

• Numérisation du courrier sortant - c'est-à-dire l'impression et l'envoi de lettres, de factures, etc. Et comme nous numérisons, nous passons volontiers aux canaux numériques comme le courrier hybride, la facturation électronique, etc. Grâce à la réduction des frais de port, c'est un domaine particulièrement rentable (nous parlons ici en général d'un potentiel d'économie pouvant atteindre 70%).
• Différenciation et distribution automatique du courrier entrant. Particulièrement passionnant, car il permet non seulement d'éviter la présence physique du responsable du courrier au bureau, mais aussi d'accélérer massivement le processus de distribution. Cela vaut bien sûr aussi pour les e-mails envoyés à l'adresse générale de l'entreprise. Ce n'est pas seulement le gain de temps qui compte, mais aussi la disponibilité rapide des documents au bon endroit qui ouvre des opportunités.
• Armerger et retrouver toutes sortes de documents. Selon différentes études, le temps consacré à la recherche de documents dans l'administration est très important. Je peux ou j'ai pu le constater moi-même dans mon propre classement. Je sais certes de quoi il s'agit dans un document, mais je ne sais malheureusement pas où je l'ai classé.... Un système d'archivage intelligent est ici d'une grande aide. L'élimination des temps de recherche n'est toutefois que l'avantage le plus évident et le plus facile à mesurer. La disponibilité de l'ensemble des connaissances de l'entreprise, pour ainsi dire en un seul clic, ouvre des potentiels de gain bien plus importants.

Appliqué de manière conséquente, il est possible de réaliser des réductions de coûts considérables rien que dans ces trois domaines. Avec des projets d'introduction allégés et des frais courants clairs.

Pour en revenir à la question initiale, l'optimisation des processus dans le domaine administratif est une méthode relativement simple et sûre pour renforcer le bénéfice de l'entreprise.

Consultez-nous si vous avez envie de savoir si cela peut aussi être un gain pour vous.