SmartLetter  

Rechnungen und Geschäftspost online versenden.

 

Ganz einfach Zeit, Geld, Porto und Papier sparen.

Durch Umstellung auf online Prozesse können Sie Produktions-, Versand- und Prozesskosten für Ihren Post- und Rechnungsversand erheblich senken.

Zunächst werden die Prozesskosten durch die Umstellung auf Online-Verfahren gesenkt. Anstatt Dokumente und Rechnungen zu drucken und manuell (oder mit einer Kuvertiermaschine) zu verpacken, laden Sie diese in das Online-Portal hoch. Dies geschieht automatisiert im Hintergrund oder über das WebPortal.

Mit der Wahl des Versandweges (Post, Hybrid-Mail, e-Bill) können Sie die Portokosten ganz oder teilweise eliminieren (die Portokosten machen 50- 75% der gesamten Versandkosten aus)

Durch die Digitalisierung haben Sie nun jederzeit Überblick über den Versandstatus Ihrer Geschäftspost und Rechnungen.

SmartLetter ist ein pragmatischer Einstig in die digitale Transformation Ihrer Unternehmung. Ohne grossen Aufwand können Sie schnell administrative Mitarbeiter:innen entlasten, die Officeprozesse optimieren und ihre Verwaltungskosten spürbar senken.

Einfach Rechnungen und Dokumente versenden

Einfach online

Mit  SmartLetter versenden Sie Ihre Briefe und Rechnungen bequem vom Arbeitsplatz oder Homeoffice aus. 

  • per Post
  • als sicheres Dokument
  • als eBill
  • als E-Rechnung
Ohne hohe Fixkosten

Günstig

SmartLetter: Statt hoher Fixkosten mit eigener Infrastruktur nur noch Kosten pro versandtem Dokument.

  • kurze Produktionszeit
  • Portooptimierung
  • hohe Flexibilität
  • nur variable Kosten
Ihre Dokumente sind sicher

Sicher

SmartLetter: Als Spezialisten für Dokumentenmanagement garantieren wir jederzeit, dass Ihre Dokumente sicher sind.

  • Zertifikat ISO 270001
  • Zertifikat ISO 90001
  • ISAE 3402 T
  • redundante Produktionscenter

Wollen Sie mehr wissen?

SmartLetter - attraktive Versandpreise die überzeugen.

Kontrollieren Sie Ihre Versandkosten präzise und einfach und bezahlen Sie nur pro Versand und Kanal.

Der klassische Post-Brief

ab CHF 0.40 pro Brief*

Alle Portoklassen (Einschreiben, A+, A-Post, B-Post, B-Massensendung)

Inland und Auslandversand

inklusive Papier, Druck, Kuvert und Kuvertierung

Nachvollziehbarer Versand mit Dashboard

Optionen

Standard API upload

Individuelles Logo Kuvert

Individuelle Beilagen

Retouren Bearbeitung

Rabatte

Mengenrabatte ab 500 Briefen pro Monat

* Brief C5 mit einer Seite simplex bedruckt, zuzüglich Porto

Wann ist ein klassischer Brief richtig?
Wenn die Empfänger wenig digital affin ist und seine Rechnungen traditionell verwaltet

Bei B2B Rechnungsversand: wenn die Empfänger keinen automatisierten Rechnungsworkflow haben (e-mail basierte Rechnungen werden dann gerne übersehen - dies erhöht die Mahnquote erheblich).

Wenn Sie Zusatzinformationen (up- und Crossell) mitsenden wollen

Für Mahnungen

Vorteil: Wie können Sie Kosten optimieren?

Sammeln mehrer Dokumente in ein Kuvert

Richtige Portoklasse wählen

Wöchentlicher Versand statt täglich

 

Verlangen Sie eine Offerte

SmartMail: der hybride Postversand

CHF 0.40 pro Versand

Versand HybridMail an Zieladresse mit Downloadlink auf das Dokument

Überwachung, ob das Dokument abgeholt wird

Weiterleitung nach 3 Tagen an Postversand, wenn das Dokument nicht abgeholt wurde

Nachvollziehbarer Versand mit Dashboard

Optionen

Standard API upload

Rabatte

Mengenrabatte ab 500 SmartMail's pro Monat

Wann ist SmartMail die richtige Lösung?

Wenn Sie Rechnungen digital versenden wollen, um Porto zu sparen, ohne die Mahnrate zu erhöhen.

Wenn Sie sicher sein wollen, dass die Zahlungsinformationen nicht manipuliert werden können und das Postgeheimnis 100%ig gewahrt bleibt.

Bei B2B Rechnungsversand: wenn die Empfänger keinen automatisierten Rechnungsworkflow haben (e-mail basierte Rechnungen werden dann gerne übersehen)

Vorteil: Wie können Sie Kosten optimieren?

Durch den digitalen Erstversand sparen Sie das gesamte Porto. Erst wenn der Empfänger das Dokument nicht herunter lädt, entstehen Versand- und Portokosten. Je nach Zielgruppe betragen die Kostenersparnisse für den Versand im Vergleich zu reinem Post Versand bis zu 70%.

 

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eBill: der voll digitale Rechnungsversand

CHF 0.60 pro eBill

Digitaler Rechnungsversand direkt ins eBill Portal des Rechnungsempfängers.

Optionen

Standard API upload

Rabatte

Mengenrabatte ab 500 eBill's  pro Monat

Wann ist eBill die richtige Lösung?

Wenn der Rechnungsempfänger explizit nach eBill fragt. 
eBill erreicht ca 3 Mio Privatpersonen und 4'500 Firmen. Im Jahr 2023 wurden knapp 70 Mio Rechnungen mit eBill versandt (dies entspricht einem Anteil von 7% aller Rechnungen).

Vorteil: Wie können Sie Kosten optimieren?

Mir eBill vereinfachen Sie Ihre internen Buchhaltungsprozesse und sparen damit Zeit.

Gemäss SIX (Betreiberin der eBill Plattform) werden eBills häufiger zeitgerecht bezahlt.

Im Vergleich zu einer Papierrechung ist eine eBill rund 30 Rappen günstiger.

 

Verlangen Sie eine Offerte

Die digitalen Büro Services werden von allen Firmen verwendet, die den Umgang mit Dokumenten vereinfachen und digitalisieren wollen.

  • Finanzindustrie; Banken und Versicherungen
  • öffentliche Verwaltungen
  • Transportunternehmungen
  • Energieversorger
  • Gesundheitswesen
  • Handelsfirmen
  • Produzenten
  • Inkassounternehmungen
  • Pensionskassen

Backoffice digitalisieren

Bericht von Olaf Pauls, Auriga Credit Solutions

Wie Olaf Pauls mit digitalen Büroservices sein Backoffice automatisiert hat, so dass er heute die Büromiete sparen kann.

Sehen Sie selbst, was Kunden über die digitalen Büroservices von koelliker sagen

Wir beraten Sie gerne persönlich

Vereinbaren Sie einen Wunschtermin mit einem unserer Experten oder Expertinnen.

Nehmen Sie Kontakt auf!

Gerne erstellen wir gemeinsam mit Ihnen eine gratis Potentialanalyse die Ihnen konkret aufzeigt, wieviel Geld Sie mit der Digitalisierung Ihres Rechnungs- und Geschäftspostversandes sparen können.

 


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Kontakt

Weitere digitale Office Services von koelliker.

Die digitalen und smarten Office Services von koelliker bilden den pragmatischen und erfolgreichen Einstieg in die digitale Transformation Ihrer Unternehmung. Mit dem Einsatz modernster KI Technologien sind sie flexibel, effizient und kostengünstig.

SmartMailbox

Die digitale Verteilung der eingehenden Post in einem zentralen, digitalen Postbüro. Die Post kann aus physischen Briefen bestehen, die zuerst gescannt werden oder auch aus mails etc. Mit automatischer Verteilung und optionalem ScanService.

SmartScan

Scannen von papierenen Archivbeständen und Aufbereitung zur Digitalen Verwendung uns Speicherung, Übergabe in Ihr Archivsystem oder Aufbau eines eigenen digitalen Archives.

SmartArchive

Digitales Archiv zur rechtskonformen Speicherung aller Geschäftsdokumente. Mit Zugangsmanagement auf Dokumentenebene und Rollenverteilung. 

Kurz zusammengefasst:

Ihre Vorteile mit SmartLetter

1. Sie müssen zeitraubende Prozesse wie das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Geschäftspost nicht mehr selbst erledigen.

2. Sie umgehen den langsamen Dokumentenfluss von Papier.

3. Sie systematisieren Ihre internen Abläufe und schaffen personelle Freiräume.

4. Sie haben mit uns einen kundennahen Partner an Ihrer Seite, der Sie persönlich unterstützt.