Outsourcing della gestione della carta

„Document as a Service“ abbreviato in „DOCaaS“ è l’esternalizzazione della produzione e della distribuzione di documenti, ad es. fatture, estratti conto o corrispondenza, tramite un’applicazione web digitale. Chi emette i documenti rinuncia quindi ad una propria infrastruttura con stampanti, imbustatrici e affrancatrici e trasmette invece l’ordine per la gestione dei documenti ad un operatore specializzato come KOELLIKER Expert tramite applicazione web. Sempre più aziende utilizzano questo tipo di outsourcing, allo scopo di abbassare i costi e ottimizzare i processi.

La variabilità dei costi abbinata alla digitalizzazione dei processi - ecco i fattori chiave per il successo - anche come piccola e media azienda.

I vostri clienti e partner commerciali non sono esigenti solo per le vostre prestazioni essenziali. Anche per le prestazioni accessorie, come ad es. la fatturazione, si aspettano da voi sempre più una forma semplice.

Un cliente desidera fatture elettroniche. Un altro desidera un PDF con informazioni aggiuntive. Un terzo cliente vuole ricevere solo una busta al giorno o una seconda copia…

Tutti desideri che si possono facilmente soddisfare. Ma nel complesso questo significa grandi investimenti in moduli software, in processi, in macchine per la corrispondenza postale tradizionale.

Qui entrano in gioco i vantaggi di „Document as a Service“. Con DOCaaS i vostri costi sono sempre totalmente variabili. Voi approfittate della disponibilità di tutti i canali di spedizione necessari – anche per un solo cliente. Inoltre così evitate gli investimenti possibilmente sbagliati che sono necessari per un adeguamento rapido ai nuovi sviluppi. Tutto questo significa: meno costi pur con un adattamento continuo.

Investendo a lungo termine in macchine tutte vostre vincolate dei capitali preziosi. Gli acquisti, ad es. di una stampante ad alte prestazioni spesso utilizzata solo saltuariamente o di un’imbustatrice, hanno un periodo di ammortamento che va dai 5 ai 7 anni.

Le piccole e medie imprese si affidano sempre più a Document as a Service. Perché questo significa variabilità totale dei costi, nessun investimento e disponibilità costante di tecnologie “state of the art”.

La gestione di stampanti, imbustatrici o anche pacchetti software specializzati richiede dipendenti esperti e appositamente formati. E se proprio questi dipendenti sono in ferie o non sono semplicemente presenti? L’invio di fatture, la gestione di cassa e la comunicazione con i clienti non tollerano né posticipi né errori!

Sempre più piccole e medie aziende puntano su Document as a Service. Perché ciò significa disponibilità continua di tutte le funzioni necessarie ad un funzionamento impeccabile della vostra gestione del cartaceo.

Gli errori nella gestione del cartaceo e dei documenti possono costare molto cari. Che si tratti di fatture errate (ad es. l’invio di una fattura con sconto ad un cliente a cui non si pratica sconto), che si tratti di violazione della protezione dei dati personali in caso di scambio del contenuto di una lettera o di un utilizzo illecito di altri dati. Tutto ciò può costare molto caro. Per non parlare di irritazioni e di una reputazione rovinata.

Sempre più aziende usano Document as a Service per gestire i loro documenti cartacei. Perché ciò significa massima sicurezza grazie a processi produttivi standardizzati e procedimenti certificati conformemente a FINMA, Goodpriv@cy, VDSZ e naturalmente anche ISO 9000 e 27000