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Le chaos du papier, c'est du passé - Bienvenue dans les archives numériques !
Vous connaissez cela ?
Des armoires à dossiers débordantes, remplies à ras bord de papiers qui se sont accumulés au fil des ans, et la recherche perpétuelle de factures dont on a besoin d'urgence pour la comptabilité, de contrats importants pour les affaires juridiques, de confirmations de commande qui garantissent le bon déroulement des projets, de bons de livraison qui apportent la preuve des marchandises reçues ou d'autres documents importants indispensables à l'activité commerciale quotidienne ?
Et puis, il y a encore les ennuis liés aux clés perdues qui empêchent l'accès à des zones ou des armoires importantes, les accès non autorisés qui compromettent la sécurité des informations sensibles, ou encore l'élimination régulière des anciens dossiers, qui peut non seulement prendre beaucoup de temps, mais aussi avoir un impact négatif sur l'environnement.
C'est vraiment chronophage !
Avec SmartArchive, la gestion des documents devient un jeu d'enfant :
Trouver en un clin d'œil au lieu d'une recherche fastidieuse - grâce à des fonctions de recherche intelligentes
Système de classement structuré - tout est au même endroit, plus de chaos de papier
Droits d'accès maîtrisés - seules les personnes autorisées voient ce qu'elles ont le droit de voir
Rentable & durable - économise de l'espace, du temps et des ressources
Oubliez les dossiers pleins et les classements confus - passez dès maintenant à SmartArchive et découvrez à quel point la gestion de documents peut être simple !
SmartArchive - la solution d'archivage pragmatique et étonnamment peu coûteuse grâce à l'utilisation de l'IA.
SmartArchive a tout ce dont une archive d'entreprise a besoin. Une utilisation simple, des fonctions de recherche puissantes et un contrôle complet de l'historique. La gestion supplémentaire des utilisateurs avec des droits d'accès individuels, basés sur les rôles et classés par groupes, est un point fort particulier.
Archivage automatisé - flexible et sans faille
SmartArchive intègre automatiquement les documents dans vos archives - sans effort manuel. Que ce soit par self-upload, via des interfaces vers des systèmes existants, grâce à la fonctionnalité API complète ou via notre centre de numérisation pour la numérisation professionnelle de documents papier, vos fichiers sont toujours organisés et à portée de main.
Tags et délais
Les documents peuvent être marqués avec des tags individuels afin de les retrouver rapidement.
Conservation standard de 10 ans, personnalisable selon vos besoins.
Délais
Ajoutez des notes ou des explications importantes aux documents.
Les notes sont entièrement intégrées dans la fonction de recherche - les informations pertinentes restent toujours accessibles.
Puissante recherche plein texte - trouver au lieu de chercher
La recherche dans SmartArchive répond à toutes les attentes. Grâce à la recherche plein texte, vous ne parcourez pas seulement le contenu du document, mais aussi les tags, les notes et toutes les autres métadonnées. Vous trouvez ainsi chaque document en quelques secondes - exactement quand vous en avez besoin.
Enregistrer les requêtes de recherche et les partager efficacement
Les requêtes de recherche fréquemment utilisées peuvent être facilement enregistrées et réutilisées à tout moment. Que ce soit personnellement ou pour toute l'équipe après validation - vous gagnez ainsi un temps précieux et optimisez vos processus de travail.
Contrôle total - transparence à chaque étape
Gardez un contrôle total sur le cycle de vie de chaque document.
Historique des accès
Suivez sans faille qui a ouvert ou téléchargé quel document et à quel moment. Cette transparence inspire confiance et assure une traçabilité claire.
Certificat d'authenticité
L'authenticité de chaque document peut être attestée par un certificat d'authenticité, de sorte que vous êtes toujours sûr que vos documents sont juridiquement valables et inchangés.
Partage des archives
Une gestion simple et claire des utilisateurs assure un accès contrôlé aux archives.
Gérer les équipes
Les autorisations sont régies par la gestion centrale des utilisateurs.
Contrôle d'accès
Différents rôles donnent aux utilisateurs des droits d'accès personnalisables.
Protection des documents et des dossiers
Les documents et contenus sensibles peuvent être protégés individuellement jusqu'au niveau du document.
Et si on réglait le problème des archives une fois pour toutes ?
Contrôle d'accès: les archives numériques peuvent être sécurisées par des mots de passe et des autorisations.
Sauvegarde et protection contre la perte: les données numériques peuvent être sauvegardées plusieurs fois et protégées contre le feu, l'eau ou le vol.
Respect des exigences légales: L'archivage numérique aide à se conformer au RGPD, à l'ordonnance sur la protection des données et à d'autres dispositions légales.
Les données peuvent être analysées et évaluées: Les documents numériques permettent d'effectuer des analyses de données volumineuses et de prendre de meilleures décisions commerciales.
L'intelligence artificielle pour des processus automatisés: L'IA peut classer les documents, les analyser et en extraire des informations pertinentes.
Les archives intelligentes. Expérience de nos clients.
Les services de bureau numérique sont utilisés par toutes les entreprises qui souhaitent simplifier et numériser le traitement des documents.
Témoignage d'Olaf Pauls, Auriga Credit Solutions Comment Olaf Pauls a automatisé son back-office grâce à des services bureautiques numériques, ce qui lui permet aujourd'hui d'économiser le loyer de son bureau.
Nous vous conseillons volontiers personnellement.
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Ensemble, nous développons la solution qui vous convient. N'hésitez pas à nous contacter.
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