Externaliser la gestion papier

« Document as a Service », ou « DOCaaS » désigne l’externalisation de la production et de la distribution de documents, tels que les factures, les extraits de compte ou les courriers, via une application web numérique. L’auteur du document renonce à sa propre infrastructure de production, avec imprimantes, machines de mise sous pli ou machines à affranchir, pour, au lieu de cela, commander les documents via une application web à un prestataire spécialisé tel que KOELLIKER Expert. De plus en plus d’entreprises ont recours à ce type d’externalisation afin de réduire leurs coûts et d’optimiser les processus.

La possibilité de varier les coûts associés à la numérisation des processus, ce sont là les facteurs clés du succès, également pour les PME.

Vos clients et partenaires professionnels ne limitent pas leurs exigences à votre activité centrale. De plus en plus, ils attendent de vous une forme simple concernant les activités secondaires, telles que la facturation.

Certains clients souhaitent une facture électronique. D’autres préfèrent un PDF accompagné d’informations. D’autres encore ne souhaitent recevoir qu’un courrier par jour ou un deuxième exemplaire...

Ce sont là des souhaits auxquels l’on peut répondre facilement, en somme. Mais cumulés, cela signifie des investissements importants dans des modules logiciels, des processus, jusqu’à des machines pour l’expédition traditionnelle de courrier.

C’est là que « Document as a Service » présente ses avantages. DOCaaS vous permet d’avoir des coûts entièrement variables. Vous profitez de la disponibilité de tous les canaux d’expédition nécessaires, même pour un seul client. De plus, vous évitez les erreurs d’investissement, en vous adaptant rapidement aux nouvelles évolutions. Tout cela signifie : des coûts réduits qui vous permettent de rester compétitif.

Si vous investissez à long terme en achetant des machines, vous immobilisez un capital précieux.  Les achats de remplacement, qu’il s’agisse d’une imprimante performante que l’on n’utilise que de temps à autre ou d’une machine de mise sous pli, présentent un délai d’amortissement de 5 à 7 ans.

De plus en plus de PME misent sur Document as a Service. En effet, cela signifie des coûts entièrement variables, pas d’investissements et l’accès à une technologie de pointe à tout moment.

L’utilisation d’imprimantes, de machines de mise sous pli ou encore de packs logiciels spécialisés requiert des collaborateurs spécialement formés et expérimentés. Mais que faire si ces derniers sont en congés ou absents ? L’envoi de factures, la gestion des liquidités et la communication avec les clients ne souffrent ni retard, ni erreurs !

De plus en plus d’entreprises mises sur Document as a Service. En effet, cela signifie la disponibilité à tout moment de toutes les fonctions nécessaires, afin que votre gestion papier fonctionne parfaitement.

Les erreurs au niveau de la gestion des documents et du papier peuvent vous coûter cher. Que ce soit les erreurs de facturation (par ex. envoi d’une facture avec remise à un client ne bénéficiant pas de remise), les violations des règles de protection des données en cas de confusion du contenu d’un courrier, ou encore l’utilisation non conforme d’autres données. Tout cela peut vous coûter cher. Sans parler des désagréments et de la perte d’image.

De plus en plus d'entreprises ont recours à Document as a Service pour leur gestion papier. En effet, cela signifie un niveau de sécurité maximum grâce à des processus de production standardisés et des procédures certifiées FINMA, Goodpriv@cy, VDSZ et, bien sûr, ISO 9000 et 27000.